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PaperOffice – einfach zu gut für DMS?


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22.07.2019 23:49:22 - Hier tritt ein Schwergewicht mit einem sehr guten Kosten-Effizienz-Verhältnis gegen Mittelgewichtler an, die nicht selten überzogene Honorarforderungen mit sich bringen.

 

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Dokumentenarchive gibt es seit einer Ewigkeit, zumindest nach menschlichen Maßstäben. Sumerische Kaufleute hielten schon vor über 5000 Jahren ihre Geschäftsvorfälle in Keilschrift auf Tontafeln fest und archivierten diese. In Bezug auf die Dauerhaftigkeit und das Format bis heute ungeschlagen. Die Keilschrift wurde 2000 Jahre lang verwendet. Da müssen die Produzenten moderner Datenträger noch kräftig an der Technologie arbeiten, um dies einholen zu können.

Dafür kann heute aber auch wirklich alles gespeichert werden, was die Komplexität des Speichervorgangs gewaltig erhöht, von der Datenmenge ganz abgesehen. Doch mit der Archivierung allein ist es ja nicht getan. Auch das reine Wissen darum, das alle Vorgänge nach Bedarf abgerufen werden können, ist längst nicht mehr ausreichend. Die Zusammenhänge erkennen und zu nutzen, das ist heute das Kapital der Archivierung, des Informationsmanagements.

Dokumentenmanagement ist schlicht zu wenig

Der Unterschied zwischen Informationsmanagement und Dokumentenmanagement lässt sich schon anhand der Wörter Information und Dokument erklären. Ein Dokument besitzt einen formellen, einen genormten Rahmen. Das war in der vordigitalen Zeit zur Schriftgutverwaltung ein wichtiger Faktor, um die Ordnung aufrechtzuerhalten. Information hingegen ist alles. Ein wirklich gutes Archiv beinhaltet alles, denn nur so lassen sich bestimmte Vorgänge nachvollziehen und die Informationen, die neben der quasi offiziellen Dokumentation anfallen, bergen nicht selten wichtigere Inhalte als die Ordner mit den formellen Vorgängen.

Als Daniel Schönland im Jahr 2002 sein erstes PaperOffice entwickelte, war dies eine ordentliche Dokumentenverwaltungssoftware, eine DMS. Innerhalb der nächsten 17 Jahre, bis zum heutigen Tag, kamen dann aber viele weitere Funktionen hinzu. Es darf deshalb durchaus die Frage gestellt werden, ob PaperOffice unter dem Begriff des Dokumentenmanagements einzuordnen ist oder vielmehr unter der Bezeichnung Enterprise Content Management (ECM). In Anbetracht dessen, was eine Dokumentenverwaltungssoftware können soll und was PaperOffice kann, darf die Software zweifellos im höher bewerteten ECM klassifiziert werden.

ECM – Teilbereich des Informations-Management

Während sich eine DMS auf die Bündelung und Einordnung von Dokumenten sowie deren Archivierung als dynamisches Ablagesystem konzentriert, sowie die Aufgabe übernimmt, eingescannte Dokumente umzuwandeln und ebenfalls zu archivieren, ist der Aufgabenbereich des ECM wesentlich breiter gefächert.

Zunächst umfassen die Hauptkomponenten des ECM folgende Aufgaben:

Erfassung
Verwaltung
Speicherung
Bewahrung
Ausgabe

Soweit bestehen zur DMS durchaus Übereinstimmungen, die Unterschiede werden jedoch in den Unterkomponenten des ECM deutlich:

Dokumentenmanagement
Kooperation mit unterstützenden Systemen
Intranet- und Internet-Management
Records Management
Workflow beziehungsweise Vorgangsbearbeitung

Schon ein kurzer Blick auf die Möglichkeiten, die PaperOffice seinen Anwendern bietet, zeigt, dass hier eigentlich kein DMS am Werk ist, sondern ein ausgereiftes ECM. Kein Wunder, das PaperOffice regelmäßig in den Fachzeitschriften Preis-Leistungs-Sieger in der Kategorie DMS ist. Hier tritt ein Schwergewicht mit einem sehr guten Kosten-Effizienz-Verhältnis gegen Mittelgewichtler an, die nicht selten überzogene Honorarforderungen mit sich bringen.

Informations-Management nach Bedarf

PaperOffice überzeugt in jeder Hinsicht, ob nun in der Erfassung analoger oder elektrischer Informationen, in der maschinell erzeugten Information, etwa durch Erfassung von EDI- oder XML-Dokumenten genauso wie in der Abspeicherung praktisch jeden digitalen Formates, auch Bild, Video und Ton.

Die Erkennung von Bar- oder QR-Codes, die Formularverarbeitung und Vordruckverarbeitung wie auch die Bearbeitung von E-Forms erfolgt bei PaperOffice über PIA, eine KI, die durch Abgleich mit bereits gespeicherten Informationen die richtige Zuordnung der eingehenden Dokumente veranlasst und aus diesen nach Wunsch neue Inhalte erstellt. Die Möglichkeiten von PaperOffice sind damit noch lange nicht erschöpft.

Fazit: PaperOffice ist astreines Enterprise Content Management.





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